Jak obniżyć koszty druku w firmie?

Jak obniżyć koszty druku w firmie?

Jak obniżyć koszty druku w firmie

Dobre zarządzanie firmą często oznacza redukcję kosztów, zwłaszcza tych, które czasami są zupełnie niepotrzebne.

Wśród nich koszty druku, które rosną proporcjonalnie do liczby pracowników w firmie, a które można jednak szybko zredukować dzięki kilku trikom.

A zatem, jak obniżyć koszty druku w firmie? Sprawdzamy.

Podnoszenie świadomości pracowników.

To, że zainstalowałeś w swojej firmie wszystkie niezbędne urządzenia, nie oznacza, że Twoi pracownicy nie powinni przyjąć postawy odpowiedzialności ekologicznej.

Często uważa się, że niepotrzebne drukowanie lub marnowanie papieru jest wynikiem nieostrożności lub chęci ułatwienia sobie życia.

Niektórzy ludzie nie zostali jednak uświadomieni lub nie znają najlepszych praktyk, aby uniknąć marnotrawstwa.

Przypominanie o kilku prostych zasadach jest tutaj więc jak najbardziej na miejscu. Jakich?

Np. drukowanie po obu stronach papieru, używanie tylnej strony jako kopii roboczej lub ustawienie drukarki na drukowanie „ekologiczne” może więc szybko okazać się dobrą praktyką pozwalającą uniknąć marnotrawstwa.

Przypomnienie, nawet za pośrednictwem poczty elektronicznej, może oszczędzić Ci mnóstwa papieru i kartridży.

Możesz też pomyśleć o zorganizowaniu spotkania, które zwiększy świadomość ekologicznych gestów w ogóle, bo ekologia często rymuje się z oszczędzaniem.

Niektórzy pracownicy nie są szczególnie zaznajomieni z podejściem CSR w dzisiejszych firmach – https://www.parp.gov.pl/csr

Więc jeśli tak jest, możesz wyrazić swoje zdanie na ten temat.

Wybierz drukarkę, która nie zużywa zbyt wiele energii, aby zmniejszyć koszty w firmie.

Niektóre drukarki zużywają więcej niż inne.

Podczas gdy cena zakupu drukarki może wydawać się atrakcyjna, warto dowiedzieć się więcej na temat jej zużycia.

Ponieważ w rzeczywistości materiały eksploatacyjne są zazwyczaj znacznie droższe niż samo urządzenie.

Większość konsumentów zwraca uwagę na szybkość drukarki, ale wydajność drukowania może być brana pod uwagę, jeśli chcesz obniżyć koszty w swojej firmie.

Aby to zrobić, nie wahaj się iść do porównania przed dokonaniem zakupu sprzętu i sprawdzić liczbę wydruków na „cartridge”.

Należy zauważyć, że obecnie producenci rywalizują ze sobą pod względem pomysłowości.

A drukarki atramentowe również mogą okazać się wydajne, nawet jeśli w tej dziedzinie od dawna dominuje kolorowa drukarka laserowa.

Pomyśl o wkładach wielokrotnego napełniania.

Odruchowo kupujemy markowe wkłady, ale ważne jest, aby pamiętać, że niektóre firmy specjalizują się w tanich wkładów, a niektóre są wielokrotnego napełniania.

Chociaż obsługa bywa czasem skomplikowana, nie dotyczy to wszystkich. Oznacza to, że można łatwo obniżyć koszty.

Ważne jest, aby pamiętać, że niektóre drukarki mają bardzo słabą tolerancję na niemarkowe wkłady, więc możesz szybko znaleźć się w kropce.

Nie wahaj się zapytać o kompatybilność przed zakupem sprzętu. Może Cię czekać niemiła niespodzianka.

Po prostu kupuj hurtowo, aby kontrolować budżet swojej firmy.

Aby zaoszczędzić na kosztach druku, wystarczy czasem spojrzeć na zużycie w ciągu roku i kupić materiały eksploatacyjne z wyprzedzeniem.

Pierwszym pozytywnym efektem jest to, że unikniesz sytuacji, w której zabraknie Ci zapasów, ponieważ nie pomyślałeś o ich uzupełnieniu.

Po drugie, zamówienia hurtowe mogą szybko zwrócić się w cenie.

Jeśli znasz swoje roczne zużycie, nic nie stoi na przeszkodzie, abyś kupił i zgromadził odpowiednie zapasy.

A zwłaszcza, jeśli masz dostępną przestrzeń w swoim lokalu.

Jeśli chodzi o druk, to sprzęt często starcza na kilka lat.

A zapasy magazynowe nie ulegają przeterminowaniu, więc można zamawiać z wyprzedzeniem bez obawy, że inwestycja się zmarnuje.

Centralizacja druku.

Jest to miecz obosieczny, ponieważ pracownicy mogą nie lubić, gdy każdy wydruk przechodzi przez stronę trzecią.

A spójrzmy prawdzie w oczy, możliwość samodzielnego drukowania dokumentów jest niewątpliwą zaletą, która może sprawić, że Twoi pracownicy będą zadowoleni.

Jest to również sposób na obniżenie kosztów i uniknięcie sytuacji, w której pracownicy drukują wszystko w miejscu pracy, zwłaszcza w dużych ilościach, z dala od ciekawskich oczu.

Centralizacja druku może również spowolnić pracę wszystkich osób i dlatego nie zawsze jest opłacalna ze względu na marnowanie czasu.

Prostszym sposobem na ograniczenie nadużyć jest często wybór miejsca, w którym drukuje się dokumenty.

Ale może to mieć negatywny wpływ na poufność, więc należy dokonać kompromisu.

Sprawdź liczbę użytkowników.

Aby zoptymalizować koszty, można również sprawdzić, czy wybrana drukarka jest odpowiednia do zastosowań, które będą z niej korzystać.

Szybkość druku może odgrywać tu kluczową rolę, ponieważ koszty powinny być zawsze rozpatrywane w sposób globalny.

Jeśli Twoi pracownicy spędzają 1 godzinę czekając na wydruk każdego dnia, szybko stracisz ogólną produktywność, co jest kosztem samym w sobie.

Uwzględnienie sposobu, w jaki maszyna będzie używana oraz liczby regularnych użytkowników pozostaje koniecznością.

Szczególnie, jeśli nie chcesz marnować czasu wszystkich osób, bo jak mówi przysłowie, czas to pieniądz.

Podejmij wyzwanie „zero odpadów”.

Jeśli chcesz obniżyć koszty druku, możesz również uczynić tę praktykę częścią dynamiki firmy.

Np. poprzez podjęcie wyzwania cyfrowego lub procentowe ograniczenie drukowania przez każdy dział.

Oczywiście, przejście w całości na technologię cyfrową niekoniecznie jest rozwiązaniem.

I należy wziąć pod uwagę, że przechowywanie danych cyfrowych nie jest tak przyjazne dla środowiska, jak mogłoby się wydawać.

Ponieważ serwery także zużywają energię i wymagają chłodzenia.

Zmniejszanie kosztów druku jest łatwą praktyką do wdrożenia w firmie.

A Twoje wybory w dużej mierze określą ogólne zużycie w firmie.

Jednak każdy pracownik może przyczynić się do optymalizacji, co można osiągnąć poprzez podnoszenie świadomości na temat dobrych praktyk.